Актуализация способа обмена документами

Распространенные примеры формулировок о документообороте в договорах:

«Документы, передаваемые по почте, подлежат отправке заказным письмом с уведомлением о вручении. Указанные документы считаются полученные адресатом в дату, указанную в уведомлении о вручении».
«Договор и спецификации к нему, документы, переданные средствами факсимильной связи, имеют юридическую силу, оригиналы направляются по почте в течение пяти календарных дней с даты передачи средствами факсимильной связи».
«Если иное не предусмотрено Договором, извещения, уведомления, требования и иные юридически значимые сообщения (далее - сообщения) Стороны могут направлять по факсу, электронной почте или другим способом связи при условии, что он позволяет достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано».

Если вы видите в договоре вышеуказанные фразы, то можете быть уверены: юрист компании, составлявший этот договор, скорее мертв, чем жив.

Начнем с того, что в реальной жизни почтовый способ обмена бумажными документами не отвечает требованиям оперативности. Пока Почта РФ доставит ваш документ, вы, вероятней всего, уже сделаете достаточно много шагов, направленных на фактическое исполнение сделки. И к этому моменту, в условиях отсутствия подписанных документов, может возникнуть много проблем. Бумажный обмен документами не удобен менеджерам, другим сотрудникам, отвечающим за исполнение сделки. Поэтому в современном договоре не допустимо оставлять такой важный вопрос, как способ документооборота, на произвол судьбы.

Чем плох последний пример? Да тем, что небрежно кинутая фраза «он позволяет достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано» означает, что в случае любой проблемы, для разрешения которой необходимо будет доказывать, что документ был отправлен надлежащим образом, мы отдаем на откуп судье трактовать критерии достоверности установления, вместо того, чтобы заранее прописать их в договоре.

Итак, для того, чтобы правильно прописать в договоре способ документооборота, надо спросить всех сотрудников в вашей компании, которые будут непосредственно контактировать с контрагентом, каким образом они действительно осуществляют обмен документами и как это будет наиболее удобно для них? Нужно придумать правило, которое действительно будет соблюдаться, а поэтому правило должно быть максимально удобным и простым. Если ваши менеджеры обмениваются документами (заявками, допсоглашениями, спецификациями) с менеджерами контрагента по WhatsApp, то именно это и нужно прописывать в договоре.

Предлагаю свои формулировки по обмену документами для включения в договор:

Допускается передача документов между Сторонами посредством электронной почты или мессенджера WhatsApp (общеизвестная система мгновенного обмена текстовыми сообщениями). Такие документы имеют равную юридическую силу с оригиналами документов с учетом следующих условий:

Указанные способы обмена документами применимы для любых документов, передаваемых в рамках Договора (заявки, счета на оплату, спецификации, претензии, письма, вызовы, акты взаимных сверок, счета-фактуры, накладные, настоящий договор, изменения и дополнения к нему и другие документы);

Документы направляются в виде сканированного изображения оригинала документа;

Адреса электронной почты и номера телефонов Сторон, признаваемые Сторонами для обмена документами, указаны в разделе «Реквизиты и подписи сторон»;

Документ, направленный по признаваемому адресу электронной почты или номеру телефона, считается полученным Стороной в течение часа с момента отправки документа другой Стороной. При этом Сторона может получить документ только в будний день с 9:00 до 17:00. Документ может считаться неполученным Стороной только в том случае, если Сторона докажет, что она не имела доступа к указанной электронной почте не по своей вине и не могла незамедлительно сообщить об этом другой Стороне;

Сторона вправе истребовать оригинал любого документа, полученного посредством мессенджера или электронной почты. Истребованные документы должны быть переданы нарочно или направлены заказным письмом в течение 5 дней с обязательным сообщением адресату трек-номера отправления.

На самом деле, последние решения судов показывают, что независимо от наличия в договоре прямого указания на возможность взаимодействия сторон в мессенджерах, такой способ коммуникации является допустимым, а переписка в мессенджерах подлежит исследованию судами при установлении фактических обстоятельств дела (вот хорошая статья о юридической силе переписки в Telegram). Однако зачем рисковать? Сегодня суд думает одно, завтра другое. Пока дело дойдет до вменяемой кассации, контрагент уже вывезет все активы на Багамы.